Mitarbeiter Auswertung

Verwaltung → Auswertung → Mitarbeiter Auswertung

Eine Zeile pro Mitarbeiter, für einen Monat. Diese Maske beantwortet: „Wie steht jede Person diesen Monat da — Soll erfüllt? Gleitzeitsaldo? Kontostände? Resturlaub?”

Das ist zugleich der Ort, an dem der Monat berechnet, abgeschlossen und nach DATEV exportiert wird. Einen Mitarbeiterfilter gibt es bewusst nicht — Sie sehen immer alle für Sie sichtbaren Personen.

Die Spalten

Spalte	Bedeutung
Pers.Nr.	Personalnummer.
Name	Suchkürzel der/des Mitarbeitenden.
Abteilung	Als Badge. Ohne Zuordnung erscheint ein rotes Nicht Zugeordnet.
Zeiten	Ist / Soll. Rot, wenn das Soll nicht erreicht ist; grün, wenn darüber.
Gleitzeit	Der Saldo des Monats. Rot bei negativ.
Normalzeit	Summe der Normalzeit-Anteile.
Fehlzeit	Summe der bewerteten Fehlzeiten (Urlaub, Krank …).
Konto 1 bis Konto 3	Kontostände inklusive Übertrag aus dem Vormonat.
Urlaubskonto	Resturlaub in Tagen — nicht in Stunden.

Zwei verschiedene Zeitbegriffe

Soll, Ist, Gleitzeit und Fehlzeit sind monatsbezogen — sie fangen jeden Monat bei null an.

Konto 1–Konto 3 und Urlaubskonto sind kumulativ — sie tragen den Bestand aus dem Vormonat weiter. Ein Kontostand von 12,50 ist also kein Monatswert, sondern der Gesamtstand.

Wie die Zeitwerte dargestellt werden, entscheiden Sie unter Einstellungen: entweder als Normalstunden (01:30) oder als Industrieminuten (1,50). Die Wahl gilt für alle Ansichten. Das Urlaubskonto folgt ihr nicht — Urlaub wird in Tagen geführt und bleibt eine Dezimalzahl.

Standardmäßig ist nach Abteilung gruppiert.

Der Monat: berechnen, abschließen

Oben rechts zeigen Badges den Zustand des gewählten Monats:

Badge	Bedeutung
Korrigierbar (gelb)	Der letzte abgeschlossene Monat. Nur noch Nachkorrektur möglich.
Abgeschlossen (rot)	Der Monat ist zu. Keine volle Bearbeitung mehr.

Berechnen

Der Knopf Berechnen rechnet das Monatsergebnis für alle Mitarbeitenden neu. Er ist gesperrt, wenn der Monat abgeschlossen ist.

Berechnen ist nur vorwärts möglich

Ein Monat lässt sich nur neu berechnen, wenn er echt nach dem letzten Monatsabschluss liegt. Nicht nur der abgeschlossene Monat selbst ist gesperrt, sondern jeder Monat davor. Andernfalls erscheint „Der Monat ist bereits abgeschlossen. Das Ergebnis kann nicht neu berechnet werden.”

Läuft bereits eine Berechnung, meldet das System „Es wird bereits eine Berechnung im Hintergrund ausgeführt.” — dann abwarten.

Monat abschließen

Im Menü ⋮ Aktionen → Monat abschließen.

Nur lückenlos, nur in Reihenfolge

Sie können ausschließlich den direkten Folgemonat des letzten Abschlusses schließen. Kein Überspringen, keine Lücken. Ist der Eintrag ausgegraut, ist der gewählte Monat nicht an der Reihe.

Aufheben lässt sich ein Abschluss nicht hier, sondern unter Stammdaten → Abrechnung → Monatsabschluss über den Kontextmenü-Eintrag Aufheben. Siehe Monatsabschluss.

DATEV-Export

Im Menü ⋮ Aktionen → DATEV-Export. Es öffnet ein Dialog mit drei Zielformaten:

Kachel	Bedeutung
DATEV (LuG)	Lohn und Gehalt.
DATEV (LODAS)	LODAS.
DATEV-Profile	Export über die konfigurierten Exportprofile.

Das Monatsergebnis wird vor dem Export automatisch aktualisiert. Ergebnis ist eine Datei Zeiterfassung_Export_JJJJMM.dat.

Korrigieren

Das Kontextmenü einer Zeile hängt davon ab, ob der Monat offen ist.

Monat offen:

Gruppe	Eintrag	Zweck
Buchungskonten	Umbuchen	Zeit von einem Konto auf ein anderes buchen, über einen Umbuchungsschlüssel.
Korrektur	Urlaubskonto	Urlaubstage direkt korrigieren.
Korrektur	Konto 1, Konto 2, Konto 3	Kontostand direkt korrigieren.

Monat abgeschlossen und der letzte: nur Nachkorrektur.

Monat abgeschlossen, aber nicht der letzte: kein Kontextmenü.

Was Sie in den Dialog eintragen

Umbuchung und Korrektur teilen sich dieselben zwei Felder: links die Menge, die Sie eingeben, rechts den Zielbetrag. Den rechnet der Dialog als Menge × Faktor selbst aus, deshalb ist das Feld nicht beschreibbar. Bemerkung ist ein Pflichtfeld — ohne Begründung keine Umbuchung.

Die Einheit richtet sich nach dem Konto

Zeitkonten in Stunden, Urlaub in Tagen

• Konto 1 / 2 / 3 → Sie geben eine Zeit ein.
• Urlaubskonto → Sie geben Tage ein.

Beim Umbuchen entscheidet der gewählte Umbuchungsschlüssel: sobald das Urlaubskonto auf einer seiner beiden Seiten steht — als Quelle oder als Ziel —, erfassen Sie Tage. Bei einer Korrektur entscheidet das Konto, das Sie im Kontextmenü angeklickt haben.

Das Feld stellt sich selbst darauf ein, aber die Zahl bleibt zweideutig: 3 in einem Urlaubsfeld sind drei Urlaubstage, 3 in einem Zeitfeld sind drei Stunden. Wechseln Sie den Schlüssel und ändert sich dadurch die Einheit, wird die Menge geleert — damit aus drei Stunden nicht unbemerkt drei Tage werden.

Zeit lässt sich nicht in Urlaub umbuchen

Ein Umbuchungsschlüssel, der ein Zeitkonto mit dem Urlaubskonto verbindet, ist nicht buchbar — Stunden und Urlaubstage sind unterschiedliche Größen. Der Dialog weist darauf hin und sperrt Speichern, sobald Sie einen solchen Schlüssel auswählen.

So dürfen Sie schreiben

Zeitfelder (Konto 1–3) verstehen beide Schreibweisen — unabhängig davon, welche Sie unter Einstellungen gewählt haben:

Eingabe	Bedeutung
1:45, 01:45	eine Stunde und 45 Minuten
1,75, 1.75	dasselbe, als Dezimalstunden
2	zwei Stunden
-1:30, -1,5	anderthalb Stunden abziehen
25:00	25 Stunden — Dauern über einen Tag hinaus sind erlaubt

Ein angehängtes h oder Std wird toleriert. Angezeigt wird der Wert anschließend in Ihrem eingestellten Format. Was das Feld nicht lesen kann, verwirft es und stellt den zuletzt gültigen Wert wieder her — eine unleserliche Eingabe wird also nicht stillschweigend gebucht.

Tagesfelder (Urlaubskonto) nehmen eine schlichte Dezimalzahl:

Eingabe	Bedeutung
3	drei Urlaubstage
0,5, 0.5	ein halber Urlaubstag
-1	einen Urlaubstag abziehen

Punkt und Komma gelten überall gleichermaßen als Dezimaltrenner — auf dem Ziffernblock ist der Punkt schneller zu tippen. Einen Tausenderpunkt gibt es dafür nicht: 1.5 ist eineinhalb, nicht fünfzehnhundert.

Nachkorrektur

Nur am letzten abgeschlossenen Monat. Sie tragen Konto 1, Konto 2, Konto 3 und Urlaubskonto direkt ein — es gelten dieselben Schreibweisen wie oben: die drei Konten als Zeit, das Urlaubskonto in Tagen. Negative Werte sind in allen vier Feldern erlaubt.

Hinweis

Die Nachkorrektur schreibt direkt ins Monatsergebnis und löst keine Neuberechnung aus. Ihre Werte bleiben genau so stehen, wie Sie sie eingetragen haben. Im Kontoverlauf erscheint die Differenz zum fortgeschriebenen Kontostand als Buchung vom Typ Nachkorrektur.

Typische Fälle

Welches Werkzeug das richtige ist, hängt weniger davon ab, was falsch ist, als davon, ob der Monat noch offen ist. Die Kurzfassung:

Sie wollen …	Monat offen	Monat abgeschlossen
eine vergessene Fehlzeit nachtragen	Fehlzeit eintragen, dann Berechnen	Abschluss aufheben
einen Kontostand geradeziehen	Korrektur → Konto/Urlaubskonto	Abschluss aufheben
Zeit zwischen Konten verschieben	Umbuchen	Abschluss aufheben
eine falsche Buchung entfernen	Umbuchung im Drilldown löschen	Abschluss aufheben

Fall 1: Vergessene Urlaubstage im offenen Monat

Der einfache Fall — und der, auf den Sie alle anderen zurückführen wollen.

1. Planung → Fehlzeiten: die Urlaubstage im Kalender eintragen.

2. Zurück in die Mitarbeiter Auswertung, den Monat wählen, Berechnen.

3. Spalte Urlaubskonto prüfen. Im Drilldown steht die Buchung anschließend als Automatikzeile mit Quelle Tagesergebnis und Ziel U.

Korrigieren Sie nicht stattdessen das Urlaubskonto von Hand: dann stimmt zwar der Saldo, aber der Tag selbst bleibt leer — in der Fehlzeitenübersicht, in den Lohnarten und im DATEV-Export.

Fall 2: Vergessene Urlaubstage in einem abgeschlossenen Monat

Der häufigste Ernstfall. Wichtig zu verstehen: der Abschluss sperrt auch die Fehlzeiten. Bis zum Ende des jüngsten abgeschlossenen Monats nimmt der Kalender keine Änderung mehr an — er zeigt oben „Abgeschlossen bis TT.MM.JJJJ — keine Änderung möglich”. Die Tage lassen sich also nicht einfach nachtragen; der Abschluss muss zuerst weg.

1. Stammdaten → Abrechnung → Monatsabschluss, Zeile des betroffenen Monats → Kontextmenü → Aufheben.

   Ein älterer Monat lässt sich nur zusammen mit allen späteren Abschlüssen aufheben — solange ein späterer besteht, bleibt der ältere gesperrt. Die Rückfrage listet auf, welche Monate zusätzlich geöffnet werden; bestätigen Sie erst, wenn diese Liste für Sie in Ordnung ist.

2. Planung → Fehlzeiten: die Urlaubstage jetzt eintragen. Der Sperrhinweis im Kalender ist verschwunden oder auf einen früheren Monat gerutscht.

3. Zurück in die Mitarbeiter Auswertung: jeden wieder geöffneten Monat einzeln und in zeitlicher Reihenfolge auswählen und Berechnen. Das Aufheben allein rechnet nichts neu — ohne diesen Schritt stehen weiter die eingefrorenen Zahlen da.

4. Ergebnis prüfen: Spalte Urlaubskonto und der Drilldown des korrigierten Monats.

5. Die Monate in derselben Reihenfolge wieder abschließen — lückenlos, jeweils der direkte Folgemonat des letzten Abschlusses.

Wenn der Monat schon in der Lohnabrechnung war

Ein DATEV-Export des betroffenen Monats ist mit den alten Zahlen entstanden. Nach der Korrektur enthält ein neuer Export andere Werte — stimmen Sie mit der Lohnbuchhaltung ab, ob der Monat neu übergeben wird oder die Differenz im Folgemonat mitläuft.

Warum nicht einfach das Urlaubskonto korrigieren?

Weil ein korrigierter Saldo den fehlenden Tag nicht ersetzt. Die Fehlzeit ist das, worauf Tagesergebnis, Fehlzeitenübersicht, Lohnarten und Export aufbauen; das Urlaubskonto ist nur das Ergebnis daraus. Eine reine Kontokorrektur lässt alles andere falsch stehen — und beim nächsten Berechnen eines offenen Monats laufen die beiden Zahlen wieder auseinander.

Fall 3: Der Resturlaub stimmt nicht

Nicht jeder Fehlbestand kommt von einer fehlenden Fehlzeit — ein Übertrag aus dem Vorjahr, ein geänderter Anspruch, ein ausgezahlter Tag. Dann ist die direkte Korrektur richtig, weil es keinen Tag gibt, der nachzutragen wäre.

Im offenen Monat: Kontextmenü der Zeile → Korrektur → Urlaubskonto → die Differenz in Tagen eintragen, mit Begründung. Anschließend Berechnen.

Fall 4: Zeit von einem Konto auf ein anderes

Kontextmenü → Umbuchen, Umbuchungsschlüssel wählen, Menge eintragen. Der Schlüssel bringt Quelle, Ziel und Faktor mit; angelegt werden Schlüssel unter Stammdaten → Abrechnung → Umbuchungsschlüssel.

Gibt es keinen passenden Schlüssel, ist die Korrektur auf das Zielkonto der direktere Weg — sie bucht ohne Gegenkonto.

Fall 5: Eine falsche Umbuchung zurücknehmen

Im Drilldown der Zeile das Panel Monatsumbuchungen aufklappen und die Buchung über das Löschen-Symbol entfernen. Das Symbol erscheint nur bei manuellen Buchungen (Pos ≥ 1); der Monat wird danach automatisch neu berechnet.

Automatikbuchungen (Pos 0 oder -1) lassen sich nicht löschen — sie entstehen bei jedem Berechnen neu. Stimmt eine von ihnen nicht, liegt der Fehler in den Tagesdaten, nicht in der Buchung.

Drilldown: woher die Zahlen kommen

Das + an einer Zeile klappt zwei Panels auf.

Monatsumbuchungen — jede Buchung, die den Monat verändert hat:

Spalte	Bedeutung
Pos.	0 oder -1 = Automatikbuchung, ≥ 1 = manuelle Buchung.
Quelle / Ziel	Von welchem Konto auf welches.
Zeit	Die gebuchte Menge — in Tagen, sobald das Urlaubskonto (U) beteiligt ist, sonst als Zeit.
Bemerkung	Ihre Begründung.

Ein Löschen-Symbol erscheint nur bei manuellen Buchungen (Pos ≥ 1). Automatikbuchungen werden bei jedem Berechnen gelöscht und neu erzeugt — manuelle Buchungen überleben. Deshalb können Sie Automatikbuchungen gar nicht löschen: sie kämen bei der nächsten Berechnung ohnehin zurück.

Beim Löschen einer Umbuchung fragt das System nach („Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.”) und berechnet den Monat danach neu.

Lohnarten Ergebnis — die Aufschlüsselung nach Lohnart mit Typ, Summe und Tage.