Fehlzeiten-Auswertung

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Eine Zeile pro Fehlzeittag, für ein ganzes Jahr, über alle Mitarbeitenden in Ihrem Bereich. Diese Maske beantwortet: „Wer war wann abwesend, mit welchem Schlüssel — und wie viele Tage sind das zusammen?”

Sie ist die Listenansicht zu dem, was der Fehlzeitenkalender als Raster zeigt. Dieselben Daten, andere Frage: Der Kalender ist zum Planen und Eintragen da, diese Maske zum Nachzählen und Weitergeben.

Das Jahr wählen

Oben in der Kopfzeile steht ein Jahreswähler: ‹ 2026 ›. Beim Öffnen steht er auf dem laufenden Jahr.

Die Pfeile führen nur in Jahre, in denen es überhaupt Fehlzeiten gibt — am Rand des Datenbestands werden sie grau. Wer also nur bis 2024 zurück Daten hat, kommt nicht versehentlich in ein leeres 2019.

Das Jahr bleibt gesetzt, egal was Sie sonst filtern

Der Jahreswähler wirkt zusätzlich zu allem anderen. Setzen Sie einen Spaltenfilter, suchen Sie, sortieren Sie um — das Jahr bleibt. Und es gilt auch für den Export: Sie bekommen nie versehentlich mehrere Jahre in einer Datei.

Die Spalten

Spalte	Bedeutung
Personalnummer	Die Personalnummer aus den Stammdaten.
Name	Nachname, Vorname.
Abteilung	Die Abteilung der Person. Vertretungen zählen hier nicht als Zugehörigkeit.
Fehlzeitenschlüssel	Der Schlüssel, mit dem der Tag eingetragen wurde — Urlaub, Krankheit, was auch immer bei Ihnen eingerichtet ist.
Datum	Der einzelne Tag.
Tage	Der Zählwert dieses Tages: 1 oder 0,5.
Status	Wo der Tag im Antragsweg steht.

Warum „Tage” und nicht einfach Zeilen zählen

Ein halber Urlaubstag ist eine eigene Zeile — würden Sie Zeilen zählen, käme er als ganzer Tag heraus. Deshalb die Spalte Tage.

Woher der Wert kommt, entscheidet der Fehlzeitenschlüssel in den Stammdaten, über seine Einstellung Ausgleichen:

• ganzer Tag → 1
• halber Tag → 0,5
• fester Minutenausgleich → 0, der Tag zählt nicht als Fehltag

Im Export lässt sich die Spalte damit direkt summieren.

Nicht deckungsgleich mit der Lohnabrechnung

Diese Spalte zählt jeden eingetragenen Tag. Der Lohnexport lässt Tage aus, für die im Wochenplan gar keine Sollzeit hinterlegt ist — bei Teilzeitkräften mit freien Wochentagen kann die Summe hier deshalb höher liegen als in der Abrechnung.

Für die Frage „wie viele Urlaubstage hat die Person genommen?” ist das Urlaubskonto die verbindliche Quelle, nicht diese Liste.

Der Status

Kein Antrag · Beantragt · Genehmigt · Personalzeit vorhanden

Abgelehnte Anträge erscheinen hier nicht. Was jemand beantragt und nicht bekommen hat, ist keine Fehlzeit — die Liste zeigt nur, was tatsächlich steht oder noch zur Entscheidung ansteht.

Änderungsdaten einblenden

Über das ⋮-Menü rechts oben schalten Sie vier weitere Spalten dazu: Angelegt am, Angelegt durch, Bearbeitet am, Bearbeitet von.

Nützlich bei der Frage, wer einen Tag eingetragen oder nachträglich verschoben hat. Ein zweiter Klick blendet sie wieder aus.

Im Export sind sie immer dabei

Ob die vier Spalten gerade eingeblendet sind oder nicht, spielt für die CSV-Datei keine Rolle — dort stehen sie in jedem Fall.

Suchen, filtern, sortieren

Die Suchleiste durchsucht Personalnummer, Vor- und Nachname sowie den Namen des Fehlzeitenschlüssels.

Jede Spalte hat zusätzlich ihr eigenes Filtersymbol, und ein Klick auf die Spaltenüberschrift sortiert. Ohne eigene Sortierung steht die Liste chronologisch, innerhalb eines Tages nach Namen.

Bei der Datum-Spalte können Sie zwei Bedingungen setzen — größer oder gleich und kleiner oder gleich. Damit grenzen Sie einen beliebigen Zeitraum innerhalb des Jahres ein.

Die Suchleiste löscht Ihre Spaltenfilter

Eine Eingabe in der Suchleiste setzt alle Spaltenfilter zurück — Suchen ist bewusst ein „von vorn”-Vorgang über alle Spalten hinweg.

Wenn Sie mehrere Kriterien kombinieren wollen, nehmen Sie deshalb durchgehend die Spaltenfilter und lassen die Suchleiste leer. Sonst verlieren Sie beim Tippen, was Sie vorher eingestellt hatten.

Nach Excel ausleiten

Das Download-Symbol über der Tabelle erzeugt eine CSV-Datei, benannt nach dem Jahr — etwa fehlzeiten-2026.csv.

Zwei Dinge, die dabei oft überraschen, hier aber richtig laufen:

• Exportiert wird die gesamte gefilterte Menge, nicht nur die Seite, die Sie gerade sehen. Bei 40 sichtbaren Zeilen und 3.000 Treffern stehen 3.000 Zeilen in der Datei.
• Die Datei ist semikolongetrennt und mit deutscher Zeichenkodierung geschrieben. Sie öffnet in Excel direkt richtig, mit Umlauten und mit 0,5 als Zahl.

Alles, was Sie vorher eingestellt haben — Jahr, Spaltenfilter, Suche —, gilt für den Export mit. Wollen Sie nur die Krankheitstage einer Abteilung, filtern Sie erst und exportieren dann.

Typische Fragen

„Wie oft war Herr Meier zwischen März und Juni krank?”

1. Jahr im Kopf auf 2026 stellen.
2. Filtersymbol in der Spalte Name → enthält Meier.
3. Filtersymbol in der Spalte Fehlzeitenschlüssel → enthält Krank.
4. Filtersymbol in der Spalte Datum → zwei Bedingungen: größer oder gleich 01.03.2026 und kleiner oder gleich 30.06.2026.

Übrig bleiben genau die Krankheitstage dieser Person in diesem Zeitraum. Die Spalte Tage aufsummiert ergibt die Anzahl der Krankheitstage.

Tage zählen oder Fälle zählen?

Die Liste beantwortet zwei verschiedene Fragen, je nachdem wie Sie sie lesen:

• Wie viele Krankheitstage? — die Spalte Tage summieren. Halbe Tage zählen dabei richtig als 0,5.
• Wie viele Krankheitsfälle? — nach Datum sortieren und die Blöcke aufeinanderfolgender Tage zählen. Eine durchgehende Woche ist ein Fall, nicht fünf.

Für Statistiken wie „durchschnittliche Krankheitsdauer” brauchen Sie beides — Tage geteilt durch Fälle.

Zeiträume über den Jahreswechsel

Der Jahreswähler im Kopf gilt immer zusätzlich. Ein Zeitraum von November 2025 bis Februar 2026 lässt sich deshalb nicht in einer Ansicht darstellen — exportieren Sie beide Jahre einzeln und legen Sie die Dateien zusammen.

„Wie viele Urlaubstage hat die Fertigung dieses Jahr genommen?”

Spalte Abteilung → enthält Fertigung, Spalte Fehlzeitenschlüssel → enthält Urlaub. Dann exportieren und die Spalte Tage in Excel summieren.

Zum Abgleich mit dem Resturlaub ist allerdings das Urlaubskonto die verbindliche Quelle — siehe den Hinweis oben bei der Spalte Tage.

„Welche Anträge sind noch nicht entschieden?”

Spalte Status → ist gleich Beantragt. Ergebnis: alle Tage, die jemand beantragt hat und die noch auf eine Entscheidung warten. Entscheiden können Sie sie im Fehlzeitenkalender.

„Wer hat an den Tagen um Christi Himmelfahrt frei genommen?”

Spalte Datum → größer oder gleich 14.05.2026 und kleiner oder gleich 17.05.2026. Nach Abteilung sortieren, dann sehen Sie brückentagsweise, wo es dünn wird.

„Wurde an einer Fehlzeit nachträglich etwas geändert?”

Über das ⋮-Menü die Änderungsdaten einblenden, dann nach Bearbeitet am sortieren. Ganz oben stehen die zuletzt angefassten Einträge, mit Namen in Bearbeitet von.

Was hier nicht geht

Diese Maske ist reines Lesen. Es gibt kein Anlegen, kein Bearbeiten, kein Löschen — auch kein Rechtsklick-Menü.

Fehlzeiten pflegen Sie im Fehlzeitenkalender; Anträge entscheiden Sie ebenfalls dort.

Wer sieht was

Die Maske steht der Verwaltung und der Administration offen. Sie zeigt die Mitarbeitenden Ihres Verantwortungsbereichs — dieselbe Einschränkung wie überall sonst in der Verwaltung.